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2009年12月6日 星期日

如何提高生產力

這是由 Aaron Swartz's Raw Thought 的 Blog 文章:摘譯 HOWTO: Be more productive 

「與其花時間看電視」他說道,「同樣花這些時間你都可以寫一本小說了」。
這個論點很難去反駁,寫小說也許是比看電視更有時間價值,但較有時間價值
這個論點沒有明言的是什麼?這種論點隱含著時間是可替代的,任何時間寫小
說都比看電視更有價值。可惜的是事實上並非如此。

時間品質有不同的層次。如果我走進地鐵車站才發現忘記帶筆記本,這時候就
很難寫上一兩段文章。同樣的,如果你一直被打斷思緒,根本就沒辦法專心。
還有心理層面要考量:有時候自我感覺良好,充滿動力,已經準備好可以進行
某件事務,但有時候就是很累或是感到悲傷,只想看電視。

如果你想提高生產力,就要認清並處理這些影響你使用時間背後的種種因素。
首先,你要善用在某段時間最適合做的事,第二步是提高同樣時間內生產力的
品質。

有效率的使用時間

選擇好的問題
人生苦短(據說是這樣),為何要花時間做些蠢事呢?如果做某件事情很方便的
話,就很容易先去做容易的事,但你要持續的質疑自己這種想法。是不是有更
重要的事要做?為什麼不做另一件事?這些自我質疑的步驟都很難讓人面對
﹝如果你真照我說的這樣子想,最後可能會變成為什麼我不解決世界上最重要的
問題﹞,但每一小步都讓你更有生產力。

當然這並不是真的要你去解決世界上最重要的問題,至少我不是﹝不然也不會寫
這篇短文﹞。但這的確是我用來衡量自己生活時間運用的標準。

蒐集足夠多的問題
另一個常見的迷思是,如果我找到那個最重要的問題,就把全部心力放在上面
,其他問題都排除不管,這樣一定可以提高效率。我發現這種想法通常導致失
敗。比如現在,我就想要改變一下坐姿、運動增加肌肉、喝點飲料、清理桌面
、跟我哥即時通,以及寫這篇文章。但是在一天下來,我實際做的是寫了這篇
文章,讀本書、吃點食物、回了一些郵件、跟朋友聊天、買了些東西、寫了其
他文章、將硬碟備份、整理我的書單。上星期我在多個不同的軟體專案工作、
讀了許多不同的書,研究了不同的程式語言,以及搬動一些東西之類的事。

有多樣的問題與事情做,可以讓你充份運用在不同品質的時間。此外你在某件
事情上卡住時,也還有其他事情可以做﹝這可以讓你暫時抽離煩惱的事務。﹞

多件事務切換也讓你更有創意。創造力來自於你將另一個領域的知識或技能
運用在工作上。如果你在不同領域都各有一堆不同的專案在進行,就會發現
自己有運用不完的創新點子。

列出清單
想出要進行的多件事務並不難,大部份的人都有一堆想完成的事務與夢想。但
如果你同時塞到腦子裡,一定會崩潰。想記住所有事物的心理壓力會讓你發瘋
。解決方法很簡單:寫下來列出清單。

當你列完清單就可以分門別類進行組織。比如我的清單,依照重要順序會是
程式設計、寫作、思考、確定任務使命、閱讀、聆聽、觀察。

大多數的主要專案都有一堆不同的任務。比如寫這篇文章就需要:閱讀其他較
不重要的文章、思考新的文章段落、簡化文句、寫郵件詢問他人等的工作,
這些都是除了真正執行寫作外需要做的事務。每個任務都可以分門別類,讓你
善用各種適當的時間處理這些工作任務。

整合清單到生活中
當你列出清單後,問題變成是要記得去看這份清單。最好的方法就是放在你
無論如何都看得到的地方。比如我的書桌有一大疊書,一定把目前在看的書
保留在最上面。當我想讀書就直接拿最上面那本。

對於電視/電影也是如此,我會把想要看的所有電視/電影都放在電腦中固定的
檔案夾中,當我想看電視或是電影時,就直接打開那個檔案夾開始觀賞。

我甚至想過更融貫在自己生活的方式。比如當我想讀一些網誌時,就會自動
跳出一個網頁,裡面紀錄我想要閱讀的所有網誌。甚至是一個軟體會在我恍神
太久時,自動跳出視窗告訴我還有什麼重要的工作要完成。

提高使用時間的質量。

盡力善用你的時間就只能讓你有目前的成就。更重要的問題是要為自己創造
更多高品質的時間。大部份的人時間都被工作跟課業佔住了。很明顯的,要
提高時間品質只能翹課、翹班,但除此之外呢?

擺脫實體限制 隨身帶紙筆
大多數善用時間的人,都有隨時隨身攜帶筆記本或類似事物的習慣。紙筆幾乎
在任何時刻都可以發揮很大的作用。比如當你需要為別人寫下什麼,記錄事物
感想,寫下靈機一動的點子等等。我甚至曾經在坐地鐵時,寫完一篇文章。
(註 1)

﹝我以前常這麼做,但現在都是隨身帶智慧型手機,時刻閱讀電子郵件。我沒
辦法當面給別人資訊,但有需要時可以透過電子郵件把資訊傳遞出去。﹞

避免思緒被中斷
當在處理需要全神灌注的任務時,就需要避免思緒被中斷。其中一個方法是
到別人找不到的地方。另一個方法是跟週遭的人達成協議:房門關上時請勿
打擾,我戴耳機時請用即時通跟我溝通。這時候你只要假裝沒看到即時通就
好了。:P

當然這個方法要適可而止,有時候我們沒辦法專注變成在浪費時間,因此適度
的被打斷也可能是有益的。比如坐在電腦前讀新聞,不如去幫別人解決問題。
這也是跟週遭的人達成協議的重要原因,當你不是真正專注時,是可以被打擾的。

舒解心靈 飲食、睡眠、運動
當你饑餓、疲憊、焦躁不安,時間品質是相當低落的。解決方法很簡單,吃飯、
睡覺、運動。其實我自己有時候也是連這點都做不好,我不喜歡去買吃的,
所以常常工作到錯過用餐時間,最後累到沒辦法去買食物吃。(註 2)

「我知道很累了,但是為了工作,我不能打瞌睡!」這種想法很容易讓人虛榮。
事實上你如果真的打個瞌睡再繼續工作,會更有效率,因為你可以讓今天剩餘
的時間都更有生產力。而且你最終還是需要上床睡的。

我並不是很常運動的人,因此比較沒有立場說服別人去運動。但是當有機會時
我會運動。躺著閱讀時我會做仰臥起坐,需要移動時我會找機會小跑步。

跟樂觀的朋友聊天
要舒解心靈是較困難的事,其中一項較有幫助的是找天性樂觀的朋友聊天。比如
我常常在跟 Paul Graham 或 Dan Connolly 聊天後就想投入工作中,他們身上散發
強烈的能量。人們在心靈鬱悶時很容易傾向於遠離人群,想要獨自理出頭緒,但
事實上卻會因為越來越沒效率而失去鬥志。

工作分擔
即使你的朋友並不樂觀,單純的分擔工作就讓你感覺事情變容易,其一是每個人
的心理負擔變輕了,第二個原因是跟你共事的人會提醒你要專注在工作上,
較不容易分心。

因循茍且與心靈力場
事實上影響生產力的最大原因是逃避。人們面臨的生產力問題是因循茍且的心態。
這是每個人心中的小秘密,但每個人都常有茍且混過的心態。並不是只有你會想
因循茍且,但也不代表你就不需要改變這件事。

什麼是茍且混過的心態?對於觀察你的人,認為你只是在玩樂﹝玩遊戲或是讀新聞﹞
,而不是真正在工作﹝這讓旁觀者認為你懶惰,不認真﹞。但真正的問題是,我們的
腦袋裡到底在想什麼?

我花了許多時間在探討這個問題,所能想到最佳的描述就是:腦袋被某件任務的
心靈力場關住了。有玩過磁鐵吧,當你把兩個磁鐵轉到某個方向時,他們會發出
強烈的排斥力場,當你移動時就會發現有個磁鐵力場存在,當你想要把兩個磁鐵
靠近,就會感覺到強烈的力場把磁鐵推到遠離的方向。

心靈的運作就跟磁鐵很像,並非實體可見的。但是你可以去感覺出來這個力場的
存在。當你越逼近就越感覺到被推開的力場,因此不意外的你思緒就會轉到別的
地方。(註 3)

就像你不能把兩個互斥的磁鐵硬結合在一起,但是當你停止拉近磁鐵時,他們
就會回到原位。我沒辦法用意志力強硬控制這種心靈力量,相反的你必須悄悄
的進行,將磁鐵轉向。

這種心靈力場的來源是什麼?通常就是工作很困難,或者工作是經由命令指派。

困難的問題
分解後各個擊破

第一種困難的問題是,這是個大問題。比如你想要建立食譜分類程式,但沒有人
能坐下來就寫出一個食譜分類程式。太大的問題是目標,而非任務,任務是你要
完成的目標中可以實際執行的某一步驟。比如在畫出螢幕上的食譜分類模型畫面
,這就是你馬上可以做的事。(註 4)

當你做好第一項任務時,接下來的步驟就比較清楚了,你必須決定食譜裡面要有
什麼,需要什麼搜尋方式,如何建構食譜資料庫等事項。當動力產生後,每個
任務都會導引你去做下一個任務,當腦袋專心處理這些訊息,就更容易解決這個
主題的相關問題。

我做的每一個大案子,都會想著所有我接下來能夠做的,並把接下來能做的事都
分門別類到待做事項清單﹝參考列出清單﹞。當我把某項任務完成,就繼續把下一步
驟的可能任務都列到待做事項清單中。

簡化
另一種困難的問題是太複雜的問題,或是太大膽的目標。寫本書可能很嚇人,但是
從寫篇文章開始就還好。如果寫篇文章太難,那就先寫一個段落摘要,重點是要
馬上開始做出一些東西。

當你開始有成果,就更能精確的判斷、瞭解問題。改善一篇既有的文章也比面對
空白頁簡單多了。如果段落寫的不錯,也許就可以慢慢的寫出一篇文章,最後
累積成一本書。這樣一路寫下來就可以寫出完美的書籍了。

認真去思考
通常解決困難問題的關鍵是得到靈感。如果你完全不懂這個領域,那就開始研究,
看別人是怎麼做的,瞭解整個脈絡。坐下來開始嘗試,並完整瞭解這個領域。
試試看能不能解決一些比較小的問題。

被指派的工作
被指派的工作問題在於這是別人叫你做的。許多心理實驗發現,當你想「誘發」
別人去做某些事情,他們通常不會去做,或是做出很糟糕的結果。外來的誘發,
包括紅利獎賞跟處罰,都會扼殺心理學上說的自覺動機,也就是你對這個問題
原本自然會產生的興趣﹝特別是在社會心理學,超過七十個研究發現獎賞扼殺任務
中的樂趣﹞(註 5)。人們的腦袋裡似乎有更深一層的意識避免被叫去做事。(註 6)

詭異的是被命令去做事不只發生在不同人之間,就算是你要求自己去做某件事
﹝我應該先做 X,這是目前最重要的事情﹞,也有同樣的負作用。X 現在變成你在
世界上最難完成的工作。但是當另一件被指派的 Y 工作變重要時,X 的工作忽然
又變得簡單。

建立虛擬的指派
最後描述道出了這個問題的解答:如果你需要做 X,告訴你自己去做 Y。不幸的是
,這很難做到,因為你終究知道自己在做什麼(註 7),因此我們需要一些技巧完成。

其中一種方式是要求別人指派另一個工作給你。一個經典的例子就是要求研究生
必須完成一篇極為龐大的困難工作,撰寫論文才能畢業的這種工作指派。因此為了
逃避寫論文這件事,研究生便會甘願於做任何其他難以達成的艱困工作。

這項任務不但看來重要﹝寫出論文才能畢業!﹞並且龐大﹝要寫出幾百頁你能力所及內
最好文章!﹞,但實際上如果逃避寫論文並不會帶來災難。

不要指派任務給自己
「好吧!那我就不管其他一切工作,專心寫好這篇文章。」這種自我指派任務也許
聽起來很酷。更糟的是想用「好吧,等我寫完這篇文章就吃點甜食慰勞自己。」
自我激勵法來做一件工作。最糟糕的是要別人指派任務,嘗試逼迫你做某件事。

這些方法乍聽之下很好,我也都嘗試過了,但是卻都是完全沒有生產力的工作指派。
這三種方法的最後結果就跟你指派任務給自己一樣。你的腦袋會往相反心靈的力場
去逃避它。

把要做的任務變得有趣
我們常聽到一種觀念,艱難的工作一定不好玩不有趣。但事實上我做過最有趣、
最樂在其中的都是困難的工作。不只是在面對困難的問題時,為了解開難題你會
願意貫注全部心力在其中,並且你在完成艱巨任務後的成就感,也會帶來優秀、
偉大的感受。

因此要讓你自己做某件事的秘密,就是不要說服自己去做這件事,而是要說服自己
相信做這件事帶來的樂趣。如果是本來就無聊的事務,你就更需要去找出樂趣來做
這件事。

我第一次這麼認真找出樂趣時,是為了學院寫文章。寫文章本身並不難,但如果是
指派去寫一篇文章可能就很難。試想有誰會自願去撰寫找出某兩本書籍之間關聯的
文章?因此我決定把這篇文章當成笑料,比如我決定每個段落有自己的格式,盡力
去模仿各種型式的演講﹝這樣做也有增加文章篇幅的益處﹞(註 8)。

另一個找出更多樂趣的方式,是嘗試解答原問題中更抽象層次的問題。如果要寫一
個網頁應用程式,就試著去寫出一個網頁程式框架來達到原本的目標。你不只會在
工作時更樂在其中,也會讓你最後寫出來的成果更有效用。

結論
關於生產力有許多迷思,包括時間的可替代性、專心的益處、自我賞罰以追求效率
、難的工作很無聊、因循茍且是不自然的等等觀念,但事實上這些觀念都在闡述一
點:在面對真實工作時會違反你原本有的好奇、樂趣等自然天性。

對於大多數人所面對的大部份工作可能都是如此。要你自願去寫篇無聊的文章,或是
歸檔一些無意義的備忘錄本來就毫無意義。但如果在社會上生存就是要求你做這些事
,那你就只能想辦法讓自己負面的逃避思考停止下來。

但是如果你是要去做一件很值得做、很有創意的事,就根本不會出現這些逃避的想法
。真正創造力的秘訣不是外來的,相反的是:聆聽來自心靈與身體的訊息。餓了就吃
,累了就睡,無聊的時候就暫停手邊工作,先去做目前找得到樂趣的工作與專案。

這樣說來生產力的秘訣其實簡單的很,不需要你去死背一些縮寫字,不需要你下天大
的決心,也不需要聆聽成功生意人的成功証言。生產力幾乎簡單得像是常識般。
但社會上對於工作的成見已經讓我們完全往相反方向走去。如果要提高生產力,
就轉個彎,不要被別人對工作的成見侷限,找出樂趣。

進階閱讀

如果想瞭解更多關於心理學的動機理論,可以去搜尋關於 Alfe Kohn,他寫了
很多相關文章,還有一本我很推薦的書,由 Rewards 出版

我希望在將來寫一篇如何退學的文章,但其實你可以直接去看青少年自我解放手冊
如果你學的是電子資訊科技,要辭掉工作的方法就是去向 Y combinator 申請資助。
同時 Mickey Z 針對藝術家和行動主義者寫的我那被謀殺的歲月,也有教你如何同時
達到社會要求,並且依循自己志趣。

作者注 1~8:

1. 信不信由你,我真的在地鐵完成一篇文章。當你沒有在工作時,很容易找到藉口
,比如來不及趕下一個約會,樓下的人很吵,但我發現,當靈感來時,即使外面
環境很吵,或再過幾分鐘後我就要走出車廂下車,坐在地鐵車廂內也可以寫一篇
文章。

2. 睡眠跟飲食有同樣的問題,累過頭又睡不著是最糟糕的感覺,像殭屍一樣。

3. 對於害羞我也有同樣的問題,我並不想打電話給陌生人,在派對上跟別人聊天,
我也會有同樣的力場想遠離他人。我發覺害羞通常是兒童時期有過困難的經歷﹝見
被指派任務一段﹞,當然這些都只是我的猜想。

4. 這裡的用詞﹝「下一步驟」﹞是從 David Allen 的把事情做好中摘錄出來的,文章中
提到的許多規則﹝許多甚至是潛意識的﹞,都應用在極限程式設計模式(XP)。極限程式
設計的系統目標是寫出有組織的程式,但我發現他裡面許多方法也可以避免我們因
循茍且,拖延進度。

比如配對程式設計(pair programming)特別適合在效率低落時,自動分擔了程式設計時
的心理負擔,也較能寫出有意義的程式。把困難的事物拆解也是極限程式設計的重要
步驟,可以馬上就改善﹝「簡化」﹞一段程式碼,這些都可以應用在程式設計以外的
事物。

5. Alfie Kohn 的獎勵帶來的逞罰,對這件事有完整的概觀。這個特別的論點摘自於他
的文章挑戰行為主義的教條:金錢與動機的迷思

6. 我原本以為這是生物的本能,但 Paul Graham 指出這比較可能是後天學習而來。
小的時候父母可能用盡心思擺佈控制你。父母只會教你努力用功讀書,而你的心卻
渴望自由蠢蠢欲動,並不想把心思放在課業上。最後這種蠢蠢欲動的心變成習慣。
不論原因為何,到最後這都將成為難解的問題。我已經放棄改變這種習慣,而是
改採如何周旋應付這些習性。

7. Richard Feynman 用一個故事說明他是如何探索夢境,很像是我在探索自己因循
茍且心態的歷程。每晚他會嘗試在睡著時,觀察自己的感官:

某晚我和平常一樣做夢,進行觀察...我察覺到自己的頭顱後方貼著黃銅棍子,我的
手墊在自己的頭顱後就感覺比較柔軟。我想到「阿哈!這就是我能夠在夢境中進行
觀察的原因;黃銅棍子刺激了視覺腦皮層。因此我想要觀察自己睡眠時,就只需要
把這根棍子卡在頭顱下方,我可以隨意控制自己是否要在睡眠時進行觀察。然後我
就想到自己可以停止這種感覺,擁有較深層的睡眠。

人腦的能力遠超乎自己的想像。

8. 比如,我不會寫「相反的,Riis 並沒有引用許多文獻」,我會寫「然而因為 Riis
個人欠缺將人的聽覺接收到以個人為中心的民族志,同時轉換為紙本出版資訊的能力
,或者只是單純不喜歡當以社群為主題的新聞記者,明顯地成了一個徹底的失敗者。」

而跟我一對一校對論文寫作的教授,完全不知道我這樣寫只是在開玩笑,只是麻木而
嚴肅的評論這段文章寫得不好。

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HOWTO: Be more productive

時間管理 Jamyy's Weblog 介紹紀錄時間的應用軟體:
1. Rescue Time web with ap on windows,
2. Hamster-applet on linux
他說:"我花了 28 分鐘完成這篇 Blog。" :P

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